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As reuniões fazem parte da rotina de quase todos os empregos. Seja para traçar metas, apresentar relatórios ou até mesmo reforçar as relações profissionais da equipe, as reuniões são sempre […]
As reuniões fazem parte da rotina de quase todos os empregos. Seja para traçar metas, apresentar relatórios ou até mesmo reforçar as relações profissionais da equipe, as reuniões são sempre importantes e ajudam a definir o planejamento, o ritmo e os cenários de muitas situações.
Porém, para que surjam resultados concretos, é necessário que esses encontros sejam sempre produtivos e não se convertam em uma perda de tempo. Por isso, é essencial que tudo aconteça do melhor jeito possível. Separamos abaixo alguns pontos importantes que podem ajudar você a organizar melhor as suas:
QUANDO É A HORA CERTA DE FAZER UMA REUNIÃO?
É importante entender que reuniões não podem ser banalizadas. Afinal, elas demandam tempo e organização de muitas pessoas e só devem acontecer quando forem mesmo necessárias. Isso não quer dizer que elas não podem acontecer com uma frequência definida. Reuniões semanais, em dias e horários recorrentes, são excelentes para acompanhar o progresso de desenvolvimento de um projeto, por exemplo.
Antes de marcar uma reunião, verifique antes se o assunto não pode ser tratado de uma forma mais simples, como um e-mail ou uma ligação. Se ela envolver mais pessoas, busque encontrar uma data e um horário de fácil conciliação para todos os integrantes, que geralmente costumam ser no começo do dia ou na volta do almoço. Se a reunião estiver marcada para próximo do final do expediente, tente não alongá-la muito, já que a maioria das pessoas pode estar mais cansada e dispersa nesse horário.
ORGANIZANDO A PAUTA
A pauta é que vai guiar os participantes durante a reunião e deixar claro o objetivo do encontro. Por mais que seu preparo seja uma responsabilidade do organizador da reunião, ela deve ser compartilhada antecipadamente com todos os outros membros. Dessa forma, eles podem se preparar melhor e trazer novos elementos e discussões.
A pauta não precisa ser muito extensa, porém deve estar clara e resumida para servir de guia, preferencialmente na forma de lista. Uma boa ideia é acrescentar a ela todas as informações objetivas da reunião, como nome, local e horário de início e término. Lembre-se que qualquer tipo de preparação especial também deve estar contida na pauta, como a presença de notebooks ou materiais para anotação. Por fim, tente disponibilizá-la online para que todos possam acessá-la a qualquer momento.
ADMINISTRANDO O TEMPO
Reuniões podem ser curtas ou longas. Só não podem ser arrastadas e sem hora para acabar. Por isso, é essencial controlar o tempo para e garantir que as discussões dos assuntos propostos fluam de forma natural e objetiva. Com uma pauta predefinida, busque definir um tempo determinado para a discussão de cada item, já prevendo possíveis intervenções dos outros participantes.
Para ajudar você com isso, uma boa dica é dividir a reunião em três partes: começo (apresentação da pauta e discussões iniciais), meio (desenvolvimento das discussões propostas) e fim (considerações finais e possíveis orientações para os próximos encontros).
Ou seja, boas reuniões exigem preparo, organização e administração do tempo. Tendo isso sempre em mente, seus encontros tendem a ser sempre produtivos e com resultados mais interessantes para a equipe.
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