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As reuniões são momentos imprescindíveis para qualquer negócio, seja uma reunião entre a equipe, reunião de negociações ou qualquer outra finalidade. É por meio delas que decisões importantes são tomadas. […]
As reuniões são momentos imprescindíveis para qualquer negócio, seja uma reunião entre a equipe, reunião de negociações ou qualquer outra finalidade. É por meio delas que decisões importantes são tomadas.
Por isso, é muito importante que esse momento seja planejado e executado da melhor forma possível, a fim de evitar distrações e demais imprevistos que atrapalhem a reunião e criem obstáculos no gerenciamento dos negócios.
Pensando nisso, separamos 5 dicas imprescindíveis para que você tenha uma reunião de qualidade e com produtividade.
Ao agendar uma reunião, é muito importante avaliar um lugar adequado e que atenda às demandas e objetivos daquele encontro, afinal, tudo isso irá impactar no resultado dessa reunião e também na impressão dos convidados.
Quando há uma reunião de negociações com pessoas de fora da empresa ou clientes, investir em lugares estratégicos e que possuem infraestrutura se torna ainda mais importante, pois gera credibilidade aos clientes e maior valor ao seu negócio.
Uma dica é buscar por espaços de coworking, que disponibilizam salas para reunião com uma ampla infraestrutura, equipamentos multimídia e diversas outras ferramentas que formalizam qualquer negócio e tornam a reunião mais profissional.
Hoje em dia, ser breve e objetivo nas reuniões é um grande diferencial no mercado, visto que a maioria das pessoas estão sempre com agenda repleta de compromissos e em busca de otimizar o tempo.
Portanto, é fundamental iniciar a reunião com objetivos já pensados, pois facilita a comunicação com as pessoas e torna a reunião mais coerente, com pautas e propostas estruturadas em um discurso certeiro.
Ao contrário do que muitos imaginam, uma reunião de qualidade não requer um longo tempo de duração, mas sim um objetivo claro e definido.
Uma dica essencial para economizar tempo, evitar distrações e garantir uma reunião de qualidade é elaborar tópicos a serem tratados durante a reunião, pois além de evitar com que se esqueça de algum tema importante também ajuda a ter maior controle sobre o tempo.
Outra dica é compartilhar a temática e o objetivo da reunião previamente com os envolvidos, pois torna a reunião ainda mais produtiva e evita distrações com assuntos que não estão alinhados ao objetivo central da reunião.
Grande parte das reuniões são organizadas com a finalidade de solucionar problemas ou melhorar processos na equipe, portanto, ter um plano de ação e um conjunto de tarefas faz parte também de uma reunião de qualidade e da solução de problemas.
O plano de ação auxilia para que prazos sejam cumpridos, novos negócios sejam fechados e evita maiores desvios de planejamento durante a reunião.
Embora a duração da reunião deva seguir um tempo proposto, é importante reservar um momento para perguntas, diálogos e trocas entre os envolvidos.
Muitas vezes, embora exista um ótimo plano de ação e um objetivo estruturado, novas ideias de diferentes pontos de vista podem enriquecer ainda mais a reunião e os negócios.
Realizar uma reunião de qualidade pode parecer muito desafiador, porém, é algo mais simples do que muitos imaginam.
Além de todas essas dicas fundamentais, é importante estar atento aos pontos positivos e negativos que ocorrem durante todas as reuniões e aprender com eles.
Em reuniões com clientes, os cuidados com a escolha do local, o tempo da reunião e a objetividade são os principais fatores que irão influenciar em uma reunião de qualidade e no fechamento de bons negócios.
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