resultados no coworking

Invista na gestão de projetos e garanta os melhores resultados no coworking

Em Produtividade, Trabalho por Nex Coworking10 Comments

Você pode até torcer o nariz quando ouve falar no termo, mas, mesmo sem saber,  já dedica boa parte do seu tempo à Gestão de Projetos. Seja na hora de fazer uma simples lista de supermercado ou descobrir como chegar até um bar para encontrar amigos, estamos sempre planejando ações que precisamos executar, dentro de um determinado período de tempo.

De forma simplificada, podemos definir projetos como atividades realizadas por pessoas, e que tenham uma data estipulada de início e fim para atingir algum objetivo. A responsabilidade da Gestão de Projetos é garantir, por meio de conhecimento, habilidades e tecnologias, a melhor administração de todos os envolvidos para que essas atividades sejam concluídas a tempo e da melhor forma possível.

A Gestão de Projetos pode (e deve) variar de acordo com o contexto ou situação, uma vez que cada projeto é realizado em circunstâncias distintas e com prazos, objetivos e disposição de recursos totalmente diferentes.

De forma geral, pode-se dizer que uma Gestão de Projetos eficiente deve seguir cinco etapas fundamentais para garantir resultados no coworking:

  1. Início
  2. Planejamento
  3. Execução
  4. Monitoramento e Controle
  5. Encerramento

Seguindo esse fluxo, por exemplo, evitamos que recursos e tarefas sejam perdidas durante todo o processo, que pode durar horas e dias.

“Por que eu deveria investir nisso?”

Para se destacar, seu negócio deve investir não apenas em inovação, qualidade e bom planejamento estratégico, mas também é preciso saber fazer as coisas acontecerem da melhor forma com os recursos e prazos disponíveis.

Vantagens da Gestão de Projetos

resultados no coworking

Além de garantir que o seu negócio continue competitivo e que resultados no coworking apareçam, podemos dizer que as principais vantagens da Gestão de Projetos são:

  1. Maior Produtividade

Todos os recursos são otimizados e organizados com um objetivo bem definido. Não há desperdício de tempo ou ferramentas que poderiam estar sendo utilizadas em outras tarefas. Quanto maior a organização, mais projetos podem ser executados e maior é a produtividade da equipe.

  1. Redução de Imprevistos

Em uma Gestão de Projetos eficiente todas as ações são previamente planejadas, o que reduz drasticamente a possibilidade de imprevistos. Caso eles aconteçam, é aconselhável elaborar um planejamento de ações que considere os problemas que podem surgir durante a execução de cada projeto.

  1. Desenvolvimento de Diferenciais Competitivos

Em um mercado em que são criadas, aproximadamente, 5 mil empresas por dia, de acordo com o Indicador Serasa Experian de Nascimento de Empresas,  ter uma Gestão de Projetos eficiente pode determinar o sucesso ou o fracasso de seu negócio.

Mesmo com orçamento limitado, é possível otimizar os recursos financeiros da sua empresa por meio da Gestão de Projetos, investir em diferenciais competitivos, aumentar as chances de se destacar na multidão e, consequentemente, garantir resultados no coworking.

  1. Aumento da Qualidade de Serviço

Com processos mais rápidos e diminuição de erros operacionais, mais tempo e recursos podem ser dedicados ao melhoramento de serviços e produtos.

Lembra das 5 mil empresas que surgem diariamente?

  1. Documentação para futuros projetos

Uma Gestão de Projetos eficiente deve documentar todas as estratégias, planejamentos, ações e resultados referentes a cada projeto, para que essas informações possam ser usadas no futuro como referência e aprendizado. Isso facilita a transmissão de conhecimentos dentro de sua equipe e evita perda de tempo com pesquisa e treinamento nos projetos futuros.

Convenceu-se de que a Gestão de Projetos é importante para garantir resultados no coworking, mas não sabe por onde começar? Confira essas dicas para tornar sua Gestão de Projetos eficiente:

Conheça bem cada projeto

Antes de dar o start, conheça cada detalhe do projeto, os interesses, metas, objetivos e o papel de cada colaborador envolvido. Trazer as informações mais precisas possíveis o deixará mais próximo de criar um plano eficiente e alinhado com os elementos mais importantes.  

Esqueça o “modelo ideal”

Uma dica é começar levantando todos os projetos em andamento dentro do seu negócio e quais são os pontos falhos que poderiam ser evitados por meio de um planejamento prévio.

Sempre tenha em mente que cada projeto deve ser encarado de forma única e personalizada, de acordo com as características de cada negócio. Afinal, negócios são compostos por pessoas e o comprometimento delas com a Gestão de Projetos será o que determinará se seus projetos serão executados de forma eficiente ou não.

Estabeleça prazos e objetivos reais

Pode parecer tentador definir prazos curtos, mas de nada adianta fechar um cronograma apertado se não for possível cumpri-lo. Pior ainda é ter que restabelecer prazos durante a execução e comprometer a confiança que a equipe tem com o gestor. Por isso, defina com cada colaborador um tempo que seja favorável a todos e inclua no cálculo uma margem para possíveis atrasos.

Evite o Scope Creep

O Scope Creep é o fantasma dos gestores de projeto. São tantas alterações, inclusão de novas informações, exclusão de outras, que o seu escopo fica assim, “Creep” , deformado, parecendo um Frankstein… É claro que algumas mudanças no escopo são inevitáveis no decorrer do projeto, mas é dever do gestor protegê-lo e evitar alterações indevidas. Faça-o por meio da boa comunicação inicial com todos os colaboradores e com o cliente. Esse caos de informações e mudanças só atrapalha a execução e sucesso do projeto e ainda pode afetar seu orçamento.

Estude a abordagem Lean e PEM

Conforme o cenário econômico muda e novas tecnologias surgem com o passar dos anos, novas metodologias são criadas e desenvolvidas para tornar os projetos cada vez mais eficientes e adaptáveis às empresas. Duas dessas metodologias têm sido bastante utilizadas em startups contemporâneas, e ajudam a gerar resultados no coworking: Lean e PEM.

A abordagem Lean foca em diminuir desperdícios e o grau de incertezas dos projetos, entregando o valor pretendido e aumentando a eficácia.

Já o PEM (Project Execution Model) consiste num conjunto de conceitos que buscam facilitar o fluxo na realização do projeto, estabelecendo uma ponte entre a empresa que realiza o projeto e o cliente.

Uma boa Gestão de Projetos é  fundamental para organização e sucesso das atividades do seu negócio. Invista nela e colha os melhores resultados no coworking!

Sobre o Autor
Nex Coworking

Nex Coworking

Nós acreditamos que o dia de trabalho das pessoas pode ser mais feliz. Por isso criamos o Nex e aliamos soluções práticas e flexíveis de gestão de escritórios a uma estratégia de estímulo às conexões em uma poderosa comunidade empreendedora. Como um coworking, o que nos motiva todos os dias é criar um ambiente inspirador, onde as pessoas possam desenvolver suas oportunidades de negócio ao mesmo tempo que encontram seu propósito. Somos parte de uma grande mudança e queremos mais. Mudar a relação das pessoas com o trabalho é só o começo de tudo o que queremos para o mundo.

Comments

  1. A gestão de projetos é essencial em várias atividades humanas, sejam profissionais ou não. Desde para quem vai reformar uma casa, fazer uma festa de casamento, mudar os processos de uma empresa, construir um website, a lista é infinita. De maneira simples, qualquer atividade temporária que signifique partir de um estado atual (AS IS) para um estado futuro (TO BE), é beneficiado pela gestão de projetos. No entanto, essa gestão, se mal feita, pode reservar algumas surpresas: 1. Um planejamento muito longo pode se desatualizar quando for concluído. 2. O mundo não fica parado, imutável, esperando o plano ser executado. 3. Os diferentes interesses dos envolvidos no projeto podem minar o sucesso do projeto, se o projeto mexer no queijinho deles. De qualquer forma, gerenciar o projeto ainda é muito melhor do que não gerenciar. Se gerenciando já dá problema, imagine sem gerenciar! Enfim, o tema é fascinante, e o André está de parabéns trazendo-o à tona no Nex. Parabéns, André!

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